Czy pracodawca może żądać przedstawienia zaświadczenia o zarobkach członków mojej rodziny?

Przykład: pracodawca zaproponował związkom zawodowym przyjęcie zmian w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Dotychczas, pracownik ubiegający się o świadczenie z funduszu składał oświadczenie o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka rodziny. Pracodawca chcąc zapobiec nadużyciom zaproponował, żeby pracownicy, którzy chcą uzyskać świadczenie z funduszu, dokumentowali dochód przypadający na członka rodziny za pomocą zaświadczeń z zakładu pracy np. małżonka.

Czy pracodawca może żądać tych danych od pracownika? Czy może te dane przetwarzać?

Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wysokość świadczeń z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Żeby dokonać rozeznania sytuacji materialnej pracownika najczęściej pracownicy składają oświadczenie jakie pieniądze przypadają po podziale na jednego członka rodziny. Pracodawcy ciężko jest zweryfikować prawdziwość oświadczeń składanych przez pracowników. Prawo, pod pewnymi warunkami daje możliwość uzyskiwania informacji o szczegółach wynagrodzenia także członków rodziny.

Zgodnie z zaproponowanymi zmianami, pracownik ubiegający o świadczenia z funduszu socjalnego będzie musiał przedstawić zaświadczenie o zarobkach z zakładu pracy członka swojej rodziny, a nie jak dotychczas jedynie oświadczyć o wysokości dochodu.

Zaproponowane przez pracodawcę rozwiązanie będzie wiążące i zgodne z prawem jeżeli zostanie wpisane do regulaminu, a więc zostanie zachowana przez pracodawcę procedura uzgodnień zmian ze związkami.

Co do samej możliwości uzyskiwania przez pracodawcę zaświadczeń dotyczących członków rodziny to podstawą prawną tego żądania są:

– po pierwsze przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z którymi przyznawanie świadczeń ma być podyktowane sytuacją materialną (i osobistą) pracownika;

– po drugie regulamin funduszu obowiązujący u pracodawcy (bez stosownego zapisu w regulaminie pracodawca nie będzie mógł uzależnić przyznania świadczeń od przedstawienia zaświadczeń);

– oraz przepisy ustawy o ochronie danych osobowych zgodnie z którymi pracodawca może przetwarzać dane osobowe (art. 23. pkt 1. ust.2) jeżeli  jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (w naszym przypadku obowiązek ten wynika z funduszu socjalnego).

Niezależnie od powyższego przyznawanie przez pracodawcę świadczeń z funduszu jedynie w oparciu o zaświadczenie o dochodach członków rodziny i pracownika  może nie być wystarczające żeby uznać, że pracodawca stosuje kryterium socjalne. Same informacje o dochodach nie stanowią moim zdaniem dostatecznych danych, o których mowa w ustawie o funduszu socjalnym, nie odzwierciedlają bowiem sytuacji osobistej pracownika.