Mechanizm podejmowania decyzji przez organ podatkowy i skarbowy

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, organ podatkowy rozstrzyga w sprawie indywidualnej w formie decyzji podatkowej. Oznacza to, iż jeśli pomiędzy Państwem a urzędem dojdzie do sytuacji konfliktowych, bądź będą Państwo żądać od urzędu podjęcia jakichś działań lub zajęcia konkretnego stanowiska, urząd wyrazi swoje stanowisko w decyzji (w niektórych wypadkach w postanowieniu). Jeśli urząd będzie chciał zakwestionować wysokość podatku zadeklarowaną przez Państwa w zeznaniu, będzie musiał wydać decyzję. Taka decyzja podatkowa to w praktyce kilka, kilkanaście a czasami nawet kilkadziesiąt stron tekstu napisanych w Wordzie bądź w OpenOffice. Po wydrukowaniu decyzja zostaje sprawdzona, podpisana i wysłana do Państwa. Decyzja sporządzana jest przeważnie w dwóch egzemplarzach. Jeden jest wysłany do Państwa, drugi zostaje w aktach sprawy. Zazwyczaj jednak, zanim taka decyzja zostanie napisana a następnie doręczona Państwu, mija dłuższy okres czasu. To nie jest bowiem tak, że urzędnik siądzie i napisze tą decyzję od ręki. Konieczne jest przeprowadzenie postępowania podatkowego (a najczęściej także kontroli podatkowej), którego zadaniem jest zebranie materiałów, stanowiących podstawę do zajęcia przez organ stanowiska w formie wydania decyzji podatkowej.

Zasady prowadzenia tego postępowania są (hm chciałem napisać, że są określone ściśle, ale miałem już tyle nietypowych sytuacji, że jednak nie użyje tego słowa) określone w przepisach. Zabezpiecza to Państwa przed dowolnością. Dzięki temu o Państwa prawach i obowiązkach nie będzie decydowało zdanie pojedynczego urzędnika, który w zależności od pory dnia i nastroju może zmieniać zdanie. O prowadzeniu postępowania podatkowego i jego odmianie – postępowaniu kontrolnym napisze szerzej dalej.

Proszę pamiętać, że decyzję wydaje nie urząd, nie urzędnik, lecz organ podatkowy (np. Naczelnik Urzędu Skarbowego) bądź organ kontroli skarbowej (np. Dyrektor Urzędu Kontroli Skarbowej). Oznacza to, że w prace nad taką decyzje zaangażowanych jest zawsze wiele osób. Wprawdzie do Państwa trafia egzemplarz tylko z jednym podpisem (w przypadku: Urzędu Skarbowego decyzje podpisze – Zastępca Naczelnika Urzędu Skarbowego; Izby Skarbowej – Wicedyrektor Izby Skarbowej; UKS-s – Wicedyrektor UKS) to jednak na egzemplarzu decyzji zostającej w aktach powinien być także dodatkowo podpis bądź parafka kierownika danej komórki organizacyjnej urzędu oraz pracownika tej komórki przygotowującego decyzję. Czasem w prace nad decyzją zaangażowana jest jeszcze jedna bardzo ważna osoba – radca prawny.

W trakcie prac nad przygotowaniem decyzji rola pracownika merytorycznego jest bardzo ograniczona (dlatego też bardzo niechętnie rozmawiają oni z Państwem na temat ewentualnych rozstrzygnięć, jakie mają zapaść w sprawie). Jego zadaniem jest analiza materiałów zebranych w sprawie, przedstawienie wniosków z tych materiałów kierownikowi, zrobienie zestawień umożliwiających obliczanie właściwej kwoty podatku. Z tego co zauważyłem, także rola decyzyjna kierowników jest iluzoryczna. W 80% przypadków ich głównym zadaniem jest:

• naradzanie się z zastępcą naczelnika bądź dyrektora, w jakim kierunku ma iść rozstrzygnięcie decyzji,
• przekazywaniu pracownikowi merytorycznemu ustaleń z tych narad oraz wskazówek, jak ma tą decyzję napisać,
• sprawdzenie poprawności napisania decyzji przez pracownika merytorycznego.

Oczywiście największe znaczenie w trakcie prac nad decyzją podatkową ma zdanie zastępcy naczelnika bądź zastępcy dyrektora.

Co ciekawe, zależnie od tego, w imieniu którego organu podpisują decyzję mają oni tendencję do interpretowania przepisów bądź na korzyść Podatnika, bądź na korzyść budżetu państwa. Wszystko podporządkowane jest bowiem statystyce, a dokładniej tzw. wskaźnikom, na podstawie których oceniana jest praca danego urzędu.

Proszę zapamiętać, że organy podatkowe I instancji będą zawsze interpretować przepisy na Państwa niekorzyść. Wynika to z faktu, iż osoby kierujące Urzędami Skarbowymi i Urzędami Kontroli Skarbowej rozliczane są m.in. z wysokości ustaleń (tzw. przypisów). Im więcej nieprawidłowości znajdą u Państwa, tym lepiej są oceniani, dostają większe premie i co ważniejsze nie grozi im zwolnienie ze stanowiska.

Dla odmiany organy podatkowe II instancji (mam na myśli przede wszystkim Dyrektorów Izb Skarbowych) oceniane są na podstawie innych wskaźników. Dla nich jednym z głównych wskaźników jest stosunek decyzji podatkowych utrzymanych przez Sądy Administracyjne w stosunku do decyzji uchylonych. Bez znaczenia jest wielkość nieprawidłowości ustalonych u Państwa.

Jaki z tego wniosek? Zawsze warto się odwoływać. Przepisy są bardzo często niejasne. Ustalenie stanu faktycznego jaki miał miejsce w sprawie też jest bardzo trudne. To że urząd skarbowy ocenił, iż w konkretnej sprawie ma zastosowanie dany przepis (oczywiście na Państwa niekorzyść) nie oznacza ze takie same stanowisko zajmie izba skarbowa. Dyrektor Izby Skarbowej pamiętać musi bowiem, że jeśli zaskarżą Państwo jego decyzje do sądu administracyjnego a ten orzeknie na Państwa korzyść (co zdarza się naprawdę bardzo często), to wyniki izby skarbowej ulegną pogorszeniu. Co więcej będzie on zmuszony do poniesienia kosztów postępowania. Następnie z tego wyniku będzie musiał rozliczyć się przed Ministerstwem Finansów. Tak więc w sytuacjach wątpliwych, Dyrektorzy Izb Skarbowych mają tendencję do rozstrzygnie spraw na Państwa korzyść. Z moich obserwacji wynika, że ok 1/3 decyzji jest modyfikowana na korzyść podatnika przez izby skarbowe.

Elementy z jakich składa się decyzja podatkowa

Zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, decyzja podatkowa powinna zawierać ściśle określone elementy:

1. oznaczenie organu podatkowego;
2. datę jej wydania;
3. oznaczenie strony;
4. powołanie podstawy prawnej;
5. rozstrzygnięcie;
6. uzasadnienie faktyczne i prawne;
7. pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli od decyzji służy odwołanie;
8. podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.

Najobszerniejsza część decyzji stanowi uzasadnienie faktyczne i prawne. To z uzasadnienia musi wynikać dlaczego organ podatkowy określił Państwu konkretną wysokość zobowiązania podatkowego. W większych sprawach uzasadnienia potrafią dochodzić do kilkudziesięciu stron formatu A4. Jest napisane urzędniczym językiem i jego przeczytanie i przeanalizowanie wymaga naprawdę sporego wysiłku. Niestety jest to konieczne, jeśli chcą Państwo zakwestionować decyzję. W odróżnieniu bowiem od zwykłych postępowań administracyjnych, w postępowaniach podatkowych, aby złożyć skuteczne odwołanie od decyzji, należy wskazać: zarzuty wobec decyzji, żądania, oraz dowody uzasadniające żądanie (w zwykłym postępowaniu administracyjnym wystarczy stwierdzić, że nie zgadzamy się z treścią decyzji).

Proszę postarać się znaleźć najpierw oczywiste błędy: błędy rachunkowe, przekłamania w przywoływaniu faktów. Następnie proszę wydrukować sobie ustawę i przeanalizować, czy przywołane przepisy maja tu faktycznie zastosowanie. Jeśli znajdą Państwo jakiś punkt zaczepienia, warto złożyć odwołanie od decyzji.

Dwuinstancyjność postępowania podatkowego

Postępowanie podatkowe składa się z dwóch etapów. Pierwszym etapem jest postępowanie prowadzone przez organ podatkowy I instancji (np. Naczelnika Urzędu Skarbowego, Dyrektora Urzędu Kontroli Skarbowej). Po jego przeprowadzeniu organ I instancji wydaję decyzje podatkową. W przypadku gdy nie zgadzamy się z jej ustaleniami, mamy prawo (w terminie 14 dni) odwołać się do organu podatkowego II instancji. W takim przypadku organ podatkowy II instancji (Dyrektor Izby Skarbowej) na nowo analizuję sprawę, oceniając prawidłowość postępowania organu podatkowego I instancji. Warto składać odwołania, gdyż z przyczyn opisanych powyżej organ podatkowy II instancji będzie miał tendencje do rozstrzygania wątpliwości na korzyść Podatnika. Ponadto, w większości wypadków jeśli się odwołamy, decyzja organu podatkowego I instancji nie podlega wykonaniu, aż do czasu wydania decyzji przez organ podatkowy II instancji.

Warto zwrócić uwagę na pewną specyfikę postępowań prowadzonych przez Urząd Kontroli Skarbowej. W odróżnieniu od urzędów skarbowych, UKS-y działają nie tylko na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, ale także na podstawie ustawy o kontroli skarbowej. Dlatego też postępowanie prowadzone przez Dyrektora UKS nazywa się postępowaniem kontrolnym (a nie postępowaniem podatkowym). Postępowania podatkowego i postępowania kontrolnego nie należy mylić z kontrolą podatkową. Kontrola podatkowa jest oddzielną procedurą prowadzoną w oparciu o szczegółowe przepisy Ordynacji podatkowej. O ile w przypadku spraw prowadzonych przez urzędy skarbowe kontrola podatkowa poprzedza postępowanie podatkowe (tak jak to pokazałem na schemacie powyżej) to w przypadku spraw prowadzonych przez UKS-y kontrola podatkowa (nazywana też kontrolą skarbową) odbywa się w ramach postępowania kontrolnego. Wiem że osobom niezwiązanym ze skarbowością ciężko się połapać w tym wszystkim, dlatego obok podstawiam schemat podejmowania decyzji, w przypadku gdy sprawę prowadzi UKS.