Kiedy mam płacić ekwiwalent za odzież i obuwie robocze, w jakiej wysokości?

Jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu albo ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy zachodzi potrzeba posiadania przez pracownika obuwia i odzieży roboczej, to pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie wyposażyć pracownika w obuwie i odzież roboczą, a także jest obowiązany zapewnić, aby odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe poprzez zapewnienie prania, konserwacji, naprawy, odpylania czy odkażania.

Pracodawca może zgodzić się aby to pracownicy używali własnej odzieży i obuwia oraz sami dokonywali konserwacji. Pracodawca jest wtenczas obowiązany do wypłacania ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i o obuwia roboczego a także za konserwację/pranie tych rzeczy.

Przepisy nie przewidują wprost jak często pracownik powinien wymieniać i prać odzież czy obuwie, a co za tym idzie jak często mógłby się domagać ekwiwalentu.

Z norm można wyprowadzić wnioski, że wymieniać i prać odzież i obuwie należy ilekroć tracą one swoje właściwości użytkowe i higieniczne. Jeżeli ubranie uległo zniszczeniu, należy je wymienić podobnie jest ze znacznym zabrudzeniem. Kiedy ono się pojawi zachodzi konieczność wyprania tych rzeczy i w momencie kiedy pracownik poniósł koszty prania bądź zakupu roszczenia pracownika o zapłatę ekwiwalentu stają się wymagalne tzn. pracownik może się domagać ekwiwalentu.

Prawo do żądania ekwiwalentu przedawnia się z upływem 3 lat, a wysokość ekwiwalentu powinna być uzależniona od cen rynkowych obowiązujących w dacie zakupu odzieży i obuwia i odzwierciedlać koszty poniesione przez pracownika na pranie, uwzględniające także czas poświęcony na powyższe.

Warte odnotowania jest, że koszty poniesione przez pracodawcę na ekwiwalenty za odzież i obuwie robocze mogą stanowić koszty uzyskania przychodu kiedy zapewnienie tychże jest niezbędne do uzyskania przychodu, a nie np. wtedy kiedy pracodawca chce dodatkowo rekompensować pracownikom używanie swojej odzieży, która nie jest odzieżą i obuwiem roboczym w myśl podanej na początku definicji. (zagrożenie zabrudzeniem i względu technologiczne, sanitarne i bhp)