Jak przebiega postępowanie podatkowe prowadzone przez Naczelnika Urzędu Skarbowego

W przypadku gdy kontrola podatkowa prowadzona wobec Państwa wykaże nieprawidłowości (opisane przez kontrolujących w protokole kontroli), a nie zdecydują się Państwo na złożenie korekt deklaracji uwzględniających te nieprawidłowości, Naczelnik Urzędu Skarbowego wszcznie z urzędu wobec Państwa postępowanie podatkowe. W postępowaniu tym będą Państwo występować w charakterze Strony, co oznacza, iż będą Państwu przysługiwać określone prawa określone w ustawie Ordynacja podatkowa.

Celem postępowania podatkowego jest wydanie decyzji podatkowej, na mocy której zobowiązani będą Państwo do zapłaty podatku w wysokości ustalonej przez urzędników.

Postanowienie o wszczęciu postępowania podatkowego

Datą wszczęcia postępowania podatkowego będzie doręczenie Państwu pisma zatytułowanego „postanowienie o wszczęciu postępowania podatkowego”. Data ta jest dosyć ważna, zgodnie bowiem z Ordynacją podatkową postępowanie podatkowe powinno być zakończone w przeciągu dwóch miesięcy. Niestety, przepis mówiący o konieczności zakończenia postępowania podatkowego w przeciągu dwóch miesięcy jest martwy. W praktyce bowiem urzędy nagminnie powołują się na przepis, który mówi:
Do terminów określonych w § 1-3 nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Z moich obserwacji wynika, iż 90% postępowań podatkowych nie kończy się w terminie 2 miesięcznym.

Jeśli zostało wobec Państwa wszczęte postępowanie podatkowe, proszę nie liczyć, iż zakończy się ono w przeciągu dwóch miesięcy. Będą Państwo regularnie otrzymywać z urzędu pismo zatytułowane: „postanowienie o przedłużeniu terminu zakończenia postępowania podatkowego”. W uzasadnieniu tego pisma urzędy będą starać się wykazać, iż opóźnienie nie powstało z winy urzędu. Proszę zachować te pisma! Przydadzą się państwu później, po wydaniu decyzji, gdy przyjdzie pora zakwestionować sposób naliczania przez urząd skarbowy odsetek za zwłokę 🙂

Postanowienie o wszczęciu postępowania podatkowego tworzone jest w dwóch egzemplarzach. Jeden trafia do Państwa, drugi daje początek aktom podatkowym. Te akta to w praktyce tekturowa teczka opisana nazwą firmy lub imieniem i nazwiskiem, do której wkładane są wszelkie zebrane w sprawie dokumenty (np.: deklaracje podatkowe, faktury, umowy, protokoły przesłuchań strony bądź świadków, pisma uzyskane od innych urzędów, wyjaśnienia i oświadczenia składane przez stronę, wydruki z systemu komputerowego urzędu itp.).

Proszę zapamiętać: Strona postępowania podatkowego ma w każdej chwili zapewniony dostęp do akt podatkowych.

Oznacza to, iż w każdej chwili mogą się Państwo wybrać do urzędu i zażądać pokazania akt. Mogą też Państwo zażądać wydania z akt kserokopii dowolnego dokumentu oraz wnieść swoje uwagi na temat postępowania. Urzędnik powinien na te okoliczność sporządzić protokołu, gdzie powinien zapisać jakie dokumenty zostały Państwu wydane oraz wniesione przez Państwa uwagi.

Czynności wykonywane przez urzędników w ramach postępowania podatkowego

Po wszczęciu postępowania podatkowego, w sprawie w której prowadzono kontrole podatkową, akta kontroli podatkowej włączane są do akt postępowania podatkowego zaraz po wszczęciu tego postępowania.

Osoba prowadząca to postępowanie rozpocznie analizę materiałów zebranych w trakcie kontroli podatkowej. W przypadku spraw prowadzonych przez urzędy skarbowe, nie będzie to najprawdopodobniej ta sama osoba, która prowadziła wobec Państwa kontrole podatkową. Akta kontroli podatkowej z działu kontroli przekazane zostaną do działu orzecznictwa, specjalizującego się w prowadzeniu postępowań podatkowych. W mojej ocenie jest to sytuacja korzystna dla Podatnika, umożliwia bowiem podwójną weryfikację prawidłowości dokonanych w trakcie kontroli podatkowej ustaleń.

Jeśli złożyli Państwo wcześniej zastrzeżenia do protokołu z kontroli podatkowej, będą one najprawdopodobniej analizowane już w ramach postępowania podatkowego. Zastępca Naczelnika Urzędu Skarbowego, po konsultacji z kierownikiem danej komórki orzecznictwa, wyznaczy kierunek, w jakim prowadzone mają być czynności i jak ma mniej więcej wyglądać uzasadnienie i rozstrzygnięcie decyzji podatkowej, pisanej przez pracownika działu orzecznictwa.

A) Wezwania

Jeśli organ podatkowy uzna (w praktyce to decyzja kierownika i naczelnika), iż stan faktyczny danej sprawy jest niejasny, może w ramach postępowania podatkowego uzupełnić zebrany w trakcie kontroli podatkowej materiał dowodowy. Jednym ze sposobów na uzupełnienie materiału dowodowego jest kierowanie wezwań. Zgodnie z Ordynacją podatkową:
Organ podatkowy może wezwać stronę lub inne osoby do złożenia wyjaśnień, zeznań lub dokonania określonej czynności osobiście, przez pełnomocnika lub na piśmie, jeżeli jest to niezbędne dla wyjaśnienia stanu faktycznego lub rozstrzygnięcia sprawy.

Organy podatkowe mogą więc wzywać nie tylko Stronę postępowania podatkowego do dokonania określonej czynności, ale też każdą inną osobę, jeśli uznają to za uzasadnione.

B) Przeprowadzanie dowodów z przesłuchania świadków

Drugim ważnym sposobem na wyjaśnienie stanu faktycznego danej sprawy jest zbieranie dowodów z przesłuchań Strony bądź świadków. Zasady przesłuchania Strony w ramach postępowania podatkowego są identyczne co w ramach kontroli podatkowej. Może warto powiedzieć w tym miejscu parę słów na temat przesłuchań świadków.

Strona musi być zawiadomiona na 7 dni przed terminem przesłuchania świadka i ma prawo być obecna przy tym przesłuchaniu.

Zdarzą się często iż urzędy wysyłają Stronom zawiadomienie o terminie przesłuchania na ostatnią chwilę (nie biorą pod uwagę okoliczności, iż pismo może leżeć na poczcie przez 14 dni, zanim Podatnik je odbierze). Dlatego też czasem nie warto odbierać od razu listów poleconych z przesyłkami od urzędów. Jeśli odbiorą Państwo taki list w ostatnim możliwym terminie, istnieje szansa, że naruszona zostanie powyższa zasada (o konieczności zawiadomienia Strony na 7 dni przed przesłuchaniem świadka). Oznaczać to będzie istotne naruszenie procedury (brak zapewnienie Stronie czynnego udziału w postępowaniu podatkowym). Jeśli podniosą Państwo następnie taki argument w odwołaniu od decyzji podatkowej, istnieje spora szansa na uchylenie przez Dyrektora Izby Skarbowej decyzji Naczelnika Urzędu Skarbowego.

W mojej ocenie nie ma sensu w każdym przypadku jeździć na przesłuchania świadków w swojej sprawie. To strata czasu. Oczywiście trzeba się zapoznać z zeznaniami świadków, gdyż mają one często kluczowe znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Nie ma sensu jednak jeździć na przesłuchanie by się tylko przysłuchiwać zeznaniom. Lepiej po zakończeniu przesłuchań zażądać od organu podatkowego wydania kserokopii wszystkich protokołów zeznań. Następnie należy je dokładnie przeanalizować i znaleźć w nich nieścisłości. Tuż przed wydaniem decyzji, lub nawet lepiej już po wydaniu decyzji (w odwołaniu) należy wypunktować nieścisłości w tych zeznaniach.