Wszczęcie kontroli podatkowej

Może się zdarzyć, że kontrolujący zawitają do Państwa nawet bez uprzedniego zawiadomienia. W takim przypadku powinna się zapalić u Państwa czerwona lampka, wskazująca, że sytuacja może być poważna. Co robić w takiej sytuacji?

Kontrolujący w pierwszej kolejności powinni okazać legitymacje służbowe (przykład legitymacji służbowej pracownika UKS na zdjęciu po lewej). Następnie wręczą Państwu upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej. Upoważnienie to kartka formatu A4 z informacjami takimi jak:

oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia;
wskazanie podstawy prawnej;
imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących);
numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących);
oznaczenie kontrolowanego;
określenie zakresu kontroli;
datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli;
podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego wynikających z przepisów

Upoważnienie drukowane jest w dwóch egzemplarzach. Jedna wręczane jest Państwu, drugie trafia do akt. Zgodnie z procedurą, z tą chwilą wszczynana jest kontrola podatkowa. Bez znaczenia jest czy podpiszą państwo otrzymane upoważnienie czy też nie.

Gdy otrzymają Państwo upoważnienie proszę mu się przyjrzeć oraz sprawdzić:

kto was kontroluje (jeśli jest to urząd kontroli skarbowej, a nie zwykły urząd skarbowy powinna zapalić się kolejna lampka ostrzegawcza);
za jaki okres i w jakim zakresie prowadzona będzie kontrola podatkowa;
proszę sprawdzić też czy dane osób wskazanych w upoważnieniu zgadzają się z danymi z legitymacji kontrolujących.

W przypadku gdy nie otrzymali Państwo wcześniej „informacji o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej” powinni otrzymać Państwo od kontrolujących pisemną informację, dlaczego tak się stało. Proszę sprawdzić jaka jest tego przyczyna. W mojej ocenie szczególnie nieciekawie jest, gdy organ wszczyna kontrolę:

na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe (chodzi o informacje od Policji lub Prokuratury),
kontrola ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (chodzi o informacje uzyskiwane od Generalnego Inspektora Informacji Finansowej).

Dlaczego? W przypadku większości kontroli, zwłaszcza tych prowadzonych przez urzędy skarbowe, urzędnik idąc do Podatnika na kontrolę nie ma pojęcia czym on się zajmuje. W przypadku gdy kontrola wszczynana jest z zawiadomienia Policji lub G.I.I.F-a, oznacza to że przed wszczęciem kontroli podatkowej kontrolujący mają już jakieś informacje na Państwa temat i kontrola może być prowadzona pod z góry przyjętą tezę, że są np. Państwo oszustami podatkowymi. Co więcej informacji tych nie znajdą Państwo w aktach kontroli (akta kontroli podatkowej, zwłaszcza zasady dostępu do tych akt, to kolejny ciekawy temat wymagający omówienia, opisze to w osobnym rozdziale).

Przeprowadzanie czynności kontrolnych

Istnieje 90% prawdopodobieństwo, iż kontrolujący podczas wszczęcia kontroli podatkowej podsuną Państwu dwa oświadczenia do podpisania:

oświadczenie o zgodzie na przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie urzędu;
oświadczenie o rezygnacji z prawa do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych

Otrzymają Państwo te dwa oświadczenia dokładnie w takiej kolejności. Najpierw dostaną Państwo do podpisania oświadczenie, w którym wyrażą Państwo zgodę na przeprowadzenie czynności kontrolnych w siedzibie urzędu. Potem zaś oświadczenie o rezygnacji z prawa do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych.

Dlaczego w tej kolejności? Uzasadnienie podsunięcia pierwszego świadczenia będzie mniej więcej takie: „po co będziemy tu Państwu przeszkadzać, lepiej zabierzemy dokumenty do urzędu i tam będziemy sobie w nich dłubać” Na pierwszy rzut oka jest to argumentacja jeszcze do przyjęcia i może będą Państwo skłonni zaakceptować takie rozwiązanie.

Uzasadnienie drugiego oświadczenia „o rezygnacji z prawa do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych” będzie mniej więcej takie: „Po co będziemy Pana wzywać jak będziemy w urzędzie przeglądać Pańskie dokumenty, lepiej niech Pan sobie tu pracuje a my sobie w urzędzie spokojnie przejrzymy wasze dokumenty”. Gdyby najpierw zaproponowano Państwo oświadczenie „o rezygnacji z prawa do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych” mogłaby się zapalić u Państwa czerwona lampka (jak to, dlaczego ja mam rezygnować z prawa uczestnictwa w czynnościach kontrolnych przecież jestem ciekawy co tez urzędnicy będą robić).

Proszę zapamiętać, zgodnie z Ordynacją podatkową:

czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej,
czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego (ewentualenie w miejscu przechowywania ksiąg podatkowych, np w biurze rachunkowym).

Prawda jest taka, że dla urzędnika najwygodniej jest badać dokumenty w siedzibie urzędu i bez nadzoru Podatnika. Można wtedy sobie spokojnie pracować, bez stresu, zawsze można zrobić sobie przerwę na kawę. Jeśli zależy więc Państwu na szybkości kontroli, proszę nie godzić się na prowadzeniu czynności w siedzibie urzędu. Jeśli czynności kontrolne będą przeprowadzane w siedzibie Państwa firmy (nawet niech to będzie mieszkanie), będą trwały krócej. Urzędnicy będą się stresować Państwa obecnością i będą z mniejszą zawziętością szukać u Państwa nieprawidłowości. Jeśli nie mogą być Państwo obecni podczas czynności kontrolnych, istnieje możliwiej wyznaczenia wyznaczenia dowolnej osoby, która będzie patrzeć urzędnikom na ręce. Co więcej istnieje większe prawdopodobieństwo, że kontrolujący popełnią błędy, które będą działać na nasza korzyść w późniejszym etapie, czyli na etapie postępowania podatkowego.

Zgodnie z Ordynacją podatkową, kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do:

wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;
wstępu do lokali mieszkalnych w przypadku, o którym mowa w art. 276 § 1;
żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;
żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;
zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
zabezpieczania zebranych dowodów;
legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
żądania przeprowadzenia spisu z natury;
przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób wymienionych w art. 287 § 4;
zasięgania opinii biegłych.

Składanie wyjaśnień w ramach kontroli podatkowej

W ramach kontroli proszeni będą Państwo zapewne o złożenie wyjaśnień lub udzielenie informacji. Zdarza się czasem że kontrolujący życzą sobie np. zestawienia bądź przedłożenia kserokopii dokumentów. Proszę zapamiętać: nie muszą Państwo tworzyć zestawień, podliczeń, bądź kserować dokumentów na życzenie kontrolujących. To jest zadanie kontrolujących! Co więcej, co do zasady, nie muszą Państwo wydawać kontrolującym oryginałów dokumentów np. faktur! Wydanie dokumentów musi nastąpić tylko w dwóch przypadkach.

Zgodnie z Ordynacją podatkową kontrolujący może zażądać wydania, na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem:

próbek towarów;
akt, ksiąg i dokumentów, o których mowa w § 1 pkt 4:
1. w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne, lub
2. gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

W przypadku, kiedy żąda się od Państwa wydania oryginałów dokumentów, należy zapytać się kontrolujących o podstawę takiego żądania. Żądanie wydania oryginałów dokumentów oznacza w przypadku A), iż będą one kwestionowane. W przypadku B) należy się kłócić, iż nie wydamy dokumentów, gdyż zapewnimy kontrolującym samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Proszę pamiętać, że jeśli kontrolujący zażądają skserowania faktur to dla Państwa sygnał, że faktura znajdzie się a materiale dowodowym i najprawdopodobniej będzie kwestionowana.